Altijd inzage in uw voor- en nacalculatie per project!

Vandaag de dag worden er steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit en efficiency van projectorganisaties. Consolit Service & Projecten biedt de oplossing. Er moet bijvoorbeeld snel en scherp worden gecalculeerd om projecten binnen te halen. Opdrachtgevers worden niet alleen kritischer over het kostenaspect, maar ook over zaken als kwaliteit en het behalen van de afgesproken oplevertermijn. Het is uiteraard van belang dat de begrote winst op het project uiteindelijk ook wordt gerealiseerd. Kortom: een continu spanningsveld, waarbinnen alleen de meest efficiënte organisaties succesvol kunnen zijn. Om projectorganisaties te ondersteunen bij hun volledige projectmanagement heeft Consolit het softwarepakket Consolit Service & Projecten ontwikkeld.

Optimale bewaking van projecten en budgetten

Verhoogt de kwaliteit en efficiency van projectorganisaties

Competitieve offertes door nauwkeurige calculaties

Bekijk hier alle Project functionaliteiten

De projectmodule van Consolit zorgt voor optimale structuur en bewaking!

Vandaag de dag worden er steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit en efficiency van projectorganisaties. Consolit Service & Projecten biedt de oplossing. Er moet bijvoorbeeld snel en scherp worden gecalculeerd om projecten binnen te halen. Opdrachtgevers worden niet alleen kritischer over het kostenaspect, maar ook over zaken als kwaliteit en het behalen van de afgesproken oplevertermijn. Het is uiteraard van belang dat de begrote winst op het project uiteindelijk ook wordt gerealiseerd. Kortom: een continu spanningsveld, waarbinnen alleen de meest efficiënte organisaties succesvol kunnen zijn. Om projectorganisaties te ondersteunen bij hun volledige projectmanagement heeft Consolit het softwarepakket Consolit Service & Projecten ontwikkeld.

Projectadministratie & Bewaking

Projecten

Voor het optimaal beheren en beheersen van zowel regie- als aangenomen werken zijn in de module Projecten verschillende functies ondergebracht. Op deze manier houdt u inzicht in en grip op de lopende projecten. Hierin is het volgende aanwezig:

  • Het vervaardigen van werkopdrachten;
  • De urenregistratie;
  • De verbruikte materialen;
  • Vele informatie- en rapportagefuncties, waaronder Onderhanden Werk.

Optioneel kunt u tussentijds stand opnames, ramingen en eindstrandprognoses maken, zodat u inzicht heeft over zowel de tussentijdse als de te verwachten financiële resultaten. De digitale-dossieradministratie is ter vervanging van de ordners en geeft u toegang tot uw projectgebonden documenten.

Projectleidersscherm

Consolit Service & Projecten heeft een aparte hoofdtaak voor de projectleider. Vanuit een dashboard heeft de projectleider niet alleen de mogelijkheid eenvoudig zijn/haar projecten te bewaken in uren, euro’s en openstaande acties, er is ook direct inzicht in de werkopdrachten, bestellingen en facturen. Verder is er de mogelijkheid om met 1 druk op de knop één van de afgesproken termijnfactuur vrij te geven voor facturatie. Kortom, vanuit één scherm heeft u inzage in alle actuele informatie van uw (deel)project!  

Planning

Projectplanning:

In Consolit Service & Projecten is het mogelijk een projectplanning te maken, deze kan zowel zelf worden opgebouwd, als op basis van een sjabloon worden opgesteld. De verschillende taken kunnen in de tijd worden gezet waarbij er een percentage gereed kan worden bijgehouden. 

Manplanning:

Met deze module werkt u, bij het toewijzen van werk- en/of serviceopdrachten aan monteurs, de digitale monteursagenda’s binnen Consolit Service & Projecten bij, optioneel kunt u deze agenda ook synchroniseren met outlook/office 365. Door middel van de grafische weergave van de agenda (deze is vergelijkbaar mede MS Outlook agenda) kunnen de agenda’s van verschillende monteurs naast of onder elkaar worden weergeven. Zo kunt u direct inzicht krijgen in de bezettingen en planningen van monteurs.

Daarnaast kunt u ook de opdrachten verslepen van de ene agenda naar de andere.

Binnen de planning krijgt u een duidelijk inzicht in alle lopende (werk)opdrachten. Hierop kunt u filteren en de (werk)opdrachten die extra aandacht nodig hebben uitlichten. Zo ziet de planner in één oogopslag de (werk)opdrachten die de hoogste prioriteit hebben. De openstaande (werk)opdrachten kunt u naar eigen inzicht sorteren op nagenoeg alle belangrijke criteria. De (werk)opdrachten kunnen onder andere worden gesorteerd op het type van de (werk)opdracht, datum, postcode, prioriteit of monteur. Verder kunt u in de manplanning ook indirecte uren, als verlof, tandarts etc., registreren.

Facturatie

Er zijn verschillende manieren om een project te factureren.

Termijnfacturatie

Veelal bestaat een project uit een aanneemsom, die opgedeeld is in termijnen. Termijnen kunnen zowel handmatig als via een wizard worden opgesteld.
U kunt een termijn uit een vooraf vastgelegde termijnopstelling vrijgeven.

Regiefacturen

Uit iedere (werk)opdracht volgt een factuur op basis van de bestede uren, materialen en gemaakte kosten, het is mogelijk deze facturen te verzamelen. Deze vorm wordt voornamelijk gebruikt bij werkzaamheden die op nacalculatie worden uitgevoerd. Per opdracht bepaalt u welke onderdelen (uren, materialen, kosten) gefactureerd worden.

Aangenomen werk

Hiermee factureert u een vast bedrag per (werk)opdracht voor de werkzaamheden, dit voor zowel de uren, materialen als de kosten. Deze vorm wordt veel gebruikt bij het factureren van meerwerk tegen een vaste meerprijs. Per (werk)opdracht heeft u de keuze de uren, materialen als de kosten wel/niet door te belasten.

Urenadministratie

Met de urenadministratie software van de Consolit Service & Projecten kunt u alle geboekte directe en indirecte uren verzamelen, van zowel uw eigen medewerkers als van eventuele “inleners”. Het is mogelijk uw uren te registeren via de dag- of weekstaat of via het boeken van (werk)opdrachten. Het is daarnaast ook mogelijk om beide te combineren.

De geboekte directe uren worden automatisch aan het juiste project doorbelast. U kunt aanverwante kosten gelijktijdig boeken met die van de uren via de dag- of weekstaat. Daarnaast bestaan er ook apps voor de buitendienstmedewerkers om uren rechtstreeks op een project en/of (werk)opdracht te boeken. Dit is mogelijk via de Digitale Weekstaat en de Digitale Werkbon.

Universele import- en exportmogelijkheden

De software kent een universele importmogelijkheid voor het inlezen en verwerken van extern geregistreerde uren. Daarnaast biedt Consolit Service & Projecten een exportmogelijkheid van alle geboekte uren en aanverwante kosten (per periode, voor import in een salarisprogramma).

Urenadministratie met uitgebreide rapportagemogelijkheden

Tot slot kent Consolit Service & Projecten uitgebreide rapportagemogelijkheden. Hierbij kunt u denken aan uren per man, afdeling, project, werkopdracht etc. Dit kan door de gebruiker ingesteld worden via de rapportage lay-outs. Het is mogelijk deze informatie te exporteren naar MS Excel of MS Power BI voor het maken van grafische weergaven.

Onderhanden werk

Tijdens het boeken van de uren en het verwerken van de in- en verkoop facturen wordt direct de Onderhanden Werk positie bijgewerkt. Op het Onderhanden Werk is het nemen van tassentijdsresultaat mogelijk. Met diverse rapportagemogelijkheden krijgt u inzicht in de status van het Onderhanden Werk zoals u dat graag ziet. 

 

CRM

Relatiebeheer

Relatiebeheer bestaat in Consolit Service & Projecten uit het vastleggen en beheren van relaties, debiteuren, crediteuren, contactpersonen en werknemers. Het is mogelijk eenvoudig een selectie van relaties te maken die vervolgens kan worden doorgezet naar bijvoorbeeld Microsoft Word voor het maken van een mailing. Consolit Service & Projecten houdt voor u bij welk document naar wie is verstuurd en kan daarmee automatisch vervolgacties aanmaken, toewijzen en als afgehandeld markeren.

CRM

Consolit heeft een CRM-module ontwikkeld voor Consolit Service & Projecten, dé softwareoplossing voor projectorganisaties. De module is ontwikkeld naar aanleiding van een toenemende vraag onder klanten naar een uitbreiding van Relatiebeheer, waarbij de relatie centraal staat, maar waarbij ook sprake is van integratie met projecten. De belangrijkste informatie van een relatie wordt samengevat op één scherm. Zo ziet u direct de contactpersonen, werkbonnen, verkoopkansen, offertes en acties bij desbetreffende relatie. Daarnaast ziet u welke projecten, objecten en contracten aan deze relatie gekoppeld zijn. Met één druk op de knop vraagt u detailinformatie op.

Het belang van professioneel relatiebeheer

Als project- of serviceorganisatie streeft u ernaar om goede service te verlenen. U wilt relaties opbouwen en onderhouden, de klanttevredenheid verhogen en de verkoop stimuleren. Wat u daarvoor nodig heeft, is helder inzicht in zowel uw klanten als uw prospects. De CRM-module voor Consolit Service & Projecten biedt project- en serviceorganisaties diverse voordelen:

  • Door een centrale vastlegging van informatie werken uw verkoopmedewerkers efficiënter samen.
  • De CRM module biedt u inzicht in en grip op uw verkoopkansen en pipeline
  • Professioneel relatiebeheer leidt tot meer verkopen

U realiseert een betere klantenservice, met als resultaat meer tevreden klanten

Calculatie & Offerte

Calculatie

Door middel van het calculatieprogramma van Consolit Service & Projecten is het mogelijk om uw offertes beter te onderbouwen. Het calculatieprogramma voorziet in de volgende herkenbare zaken:

  • U heeft een compleet overzicht over hoe de netto kostprijs van een project is opgebouwd, eventueel ingedeeld in meerdere paragrafen.
  • U kunt gebruikmaken van artikelen met losse of standaard gekoppelde calculatie tijdnormen;
  • U kunt gebruikmaken van standaard (deel)calculaties;
  • Het is mogelijk om te werken met recepturen (samenstelling van artikelen, uren en kosten) om sneller te calculeren;
  • U knipt en plakt u zowel binnen een calculatie als tussen calculaties onderling;
  • U kunt met de meest recente artikelprijzen de calculatie actualiseren, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de 2BA koppeling.
  • Iedere calculator kan de schermindeling zelf samenstellen. Op deze manier biedt het calculatieprogramma u een optimaal bedieningsgemak.
  • Er zijn diverse opslagmogelijkheden over de staartgegevens om tot een commerciële eindprijs te komen of naar een budget toe te rekenen;

Projectoffertes

Om op een eenvoudige manier een offerte aan te maken voor een nieuw project of een reeds onderhanden project gebruikt u de het onderdeel “projectoffertes”. Hiermee stelt u snel en gemakkelijk een offerte op verdeeld in paragrafen, bijvoorbeeld opgesteld in verschillende type werkzaamheden.

Door het gebruik van meerdere sjabloonoffertes, samenstellingen en vrij in te geven teksten kunt u snel een klant specifieke offerte opmaken in uw eigen huisstijl en deze (digitaal) versturen. De gegevens uit de offerte worden overgenomen naar het budget/voorcalculatie en er worden direct bestellingen aangemaakt voor de materialen die in de offerte zijn opgenomen.

Werkvoorbereiding

Bestellingen

U kunt op basis van uw calculatie en/of verkoopofferte prijsaanvragen bij leveranciers indienen, bestellingen generen en materialen koppelen aan de diverse fasen. Met dit laatste wordt de materiaalbehoefte in de tijd uitgezet.

Budget

Wanneer er een calculatie of projectofferte is gemaakt wordt het budget (ofwel voorcalculatie) vanuit de calculatie of projectofferte gevuld. Indien deze niet in de software is gemaakt, is het mogelijk deze handmatig in te vullen. Budgetteren doet u op budgetgroep- of detailniveau. Dit vormt de basis om het project te monitoren tijdens de uitvoeringsfase.

Logistiek & Inkoop

Artikelbeheer

Het is voor projectgeoriënteerde organisaties belangrijk om de meest actuele artikelinformatie ter beschikking te hebben. Voor de installatiebranche worden deze aangeleverd door 2BA, partner van Consolit. Binnen de module Artikelbeheer in de Consolit Service & Projecten zijn er verschillende mogelijkheden:

  • Materiaalvoorraden kunnen binnen Consolit Service & Projecten over meerdere magazijnen worden bijgehouden. Hierdoor is het mogelijk om met autovoorraden te werken;
  • Artikelen die op voorraad zijn, kunnen worden gereserveerd voor een project of (werk)opdracht;
  • Van leveranciers ontvangen projectmaterialen kunnen zowel aan de hand van de pakbon als de inkoopfactuur voor ontvangst worden geregistreerd. Het project wordt belast en de crediteurenadministratie wordt direct bijgewerkt.

Voorraadadministratie

Middels deze module kunt u uw voorraadadministratie beheren. Het is mogelijk binnen de voorraadadministratie te werken met meerdere magazijnen. Dit houdt in dat er ook een voorraad per (service) bus kan worden geregistreerd. De module voorraadadministratie voorziet u in de volgende mogelijkheden:

  • U kunt voor projecten voorraadreserveringen vastleggen.
  • Op basis van de vooraf ingevoerde minimale en maximale voorraad per artikel wordt in Consolit Service & Projecten met één druk op de knop een besteladvieslijst per magazijn gegenereerd;
  • Autovoorraden worden op basis van geadviseerde bestelaantallen vanuit het centrale magazijn tot het gewenste niveau aangevuld;
  • Inkooporders kunnen op basis van geadviseerde bestelaantallen automatisch voor de betreffende leverancier(s) worden aangemaakt; Voor de projectleider is online in het projectinformatiescherm informatie zichtbaar die betrekking heeft tot voorraadreserveringen.

Inkoopadministratie

Door gebruik te maken van deze module kunt u uw volledige inkoopadministratie beheren, van prijsaanvraag tot inkoopfactuur. Het biedt u de mogelijkheid om bestellingen bij leveranciers in te voeren of automatisch te laten genereren (bijvoorbeeld aan de hand van de voorcalculatie of projectofferte). Hierbij wordt rekening gehouden met de project-gerelateerde prijsafspraken. Uw bestelling kunt u op meerdere manieren digitaal versturen, één van deze mogelijkheden is rechtstreeks bestellen via ICM bij de groothandel. Bestellingen kunnen worden vervaardigd ten behoeve van:

  • (Werk)opdrachten t.b.v. projecten;
  • Voorraad;
  • Projecten of deelprojecten (zowel aangenomen werk als regie);
  • Eigen gebruik.

Directe leveringen op de projectlocatie zijn voor de projectleider in het projectleidersscherm zichtbaar. Met betrekking tot de aangegane financiële verplichtingen, wordt continu inzicht verschaft, zowel per project als over alle projecten heen. Aanvullend kunt u een maximum bestelbedrag vaststellen per gebruiker en bestellingen slechts door daartoe geautoriseerde personen definitief laten maken.

Verkooporders

Binnen de module verkooporders worden voor ‘losse’ materiaalverkopen zowel offertes als handelsorders afgehandeld. Offertes kunnen worden gepromoveerd tot verkooporder zodra de klant akkoord heeft gegeven. Het is ook mogelijk verschillende documenten af te drukken (offertes, opdrachtbevestiging, pakbon en factuur). Zodra het materiaal geleverd is wordt het automatisch afgeboekt van de voorraad uit het desbetreffende magazijn.

Barcodescanning (magazijn)

De module Barcodescanning biedt projectorganisaties met (kleine) magazijnen de volgende voordelen:

  • Magazijnoverboekingen: voor het overboeken van artikelen van het ene magazijn naar het andere. Bijvoorbeeld van het hoofdmagazijn naar de autovoorraad van de monteur;
  • Projectafgifte: voor het afwerken van de paklijst naar een project; de afgiftes in Consolit Service & Projecten;
  • Voorraadcorrecties: voor het uitvoeren van voorraadcontroles.

Consolit Service & Projecten Barcodescanning is beschikbaar op Android devices.

 

Handel & Balieverkoop

Balieverkopen

De module verkooporders ondersteunt ook losse (balie)verkoop, dit wanneer u naast de service- en projectmatige werkzaamheden ook een winkel of afhaallocatie heeft voor (losse) materiaalverkoop. U kunt de materialen zowel handmatig als met een barcodescanner invoeren, na het invoeren kunt u de verkoop direct afhandelen. Tijdens de afhandeling van de verkoop wordt zowel de voorraad bijgewerkt als de financiële administratie. Er wordt een factuur aangemaakt welke u kunt afdrukken, deze kan naar de klant worden verstuurd en kan ook direct worden voldaan. Naast de factuur is het ook mogelijk een orderbevestiging, magazijnbon of pakbon aan te maken, dit is afhankelijk van uw wensen en processen. Wanneer de gewenste materialen niet op voorraad zijn kunt u direct een inkooporder aanmaken.

Verkooporders/ handel

Offertes
Naast het maken van (uitgebreide) calculaties en begrotingen heeft u ook wel eens te maken met een offerte, dit voor bijvoorbeeld een uitbreiding of enkele losse materialen en/of uren. Met de module offertes bent u in de gelegenheid op een eenvoudige manier snel een offerte op te stellen, u kiest een gekoppeld offertesjabloon en zodra deze naar wens is kunt u vanuit de software de offerte mailen. De offerte wordt als PDF bestand toegevoegd aan de mail, net als het offertesjabloon kunt u ook een mailsjabloon opstellen. Middels persoonsgebonden acties monitort u wat de status is van de verstuurde offerte. Zodra de offerte akkoord is kan deze worden verwerkt tot (werk)opdracht of pakbon. Wanneer er ook artikelen besteld dienen te worden zal er ook een besteladvies worden aangemaakt welke u zeer gemakkelijk omzet in een bestelling.

Verkooporders
Indien u te maken heeft met orders waar bij enkel materialen verstuurd dienen te worden kunt u deze aanmaken en terugvinden in de module verkooporders. Op een door u gewenst moment kunt u de orders afhandelen, de voorraad wordt bijgewerkt en indien noodzakelijk wordt er een besteladvies afgegeven welke u zeer eenvoudig om zet in een bestelling. Dit is zowel mogelijk per order als een verzameling van meerdere orders. Wanneer de voorraad niet toereikend is wordt er automatisch een backorder aangemaakt. In de module verkooporders kunt u verschillende documenten afdrukken in de verschillende fasen, namelijk:

  • Offertedocument

Het is mogelijk meerdere offertesjablonen te koppelen, zo heeft u altijd de beschikking over het juiste sjabloon.

  • Orderbevestiging

Als uw klant een bevestiging wit ontvangen van de gegeven opdracht verstuurt u op eenvoudige wijze de orderbevestiging naar de klant in uw eigen huisstijl.

  • Magazijnbon

De uitdraai ter ondersteuning van de magazijnmedewerker om de juiste artikelen te verzamelen, hierop staat staan de voorraadlocaties per product aangegeven zodat deze snel kunnen worden verzameld.

  • Pakbon

Bevestiging naar de klant wat er verstuurd is in de zending.

  • Koppeling inkooporders

Wanneer de voorraad niet toereikend is heeft u direct inzicht in de backorders die verstuurt kunnen worden.

  • Verkooporder factuur

De financiële afhandeling van hetgeen u verstuurd heeft, waarbij de financiële administratie bijgewerkt wordt, u kunt de factuur ook digitaal versturen naar de klant.

Mobiele apps

Bekijk onze apps op deze uitgebreide pagina waarop je per app verschillende functionaliteiten kan ontdekken!

Consolit Service & Projecten Apps

Download onze brochure

Consolit Service & Projecten

Brochure Consolit Service & Projecten

Alle Functionaliteiten

Bekijk hier de andere functionaliteiten van Consolit Service & Projecten
https://consolit.nl/homepage/service-projecten/apps/service-icoon/

Service

Lees meer
https://consolit.nl/homepage/service-projecten/apps/financieel-en-rapportage-icoon/

Financieel & Rapportage

Lees meer
https://consolit.nl/homepage/service-projecten/functionaliteiten/financieel-rapportage/apps-icoon/

Apps

Lees meer
Customer Service