In een vorige blog hebben we verteld over de voordelen van ERP in de cloud. Tevens is er aandacht besteed aan het gebruik van Vestigingen in Visma.net ERP, voor het eenvoudig registreren van meerdere entiteiten en vestigingen.

In deze blog gaan we in op het gebruik van Subrekeningen in Visma.net ERP. Hiermee kun je een grootboekrekening opsplitsen in kleinere, meer specifieke rekeningen. Oftewel: een verbijzondering van het grootboek, in meerdere zelf te benoemen dimensies. Je gebruikt dimensies als invalshoek voor financiële rapportages, analyses en dashboards, om aan te geven welke informatie je nodig hebt voor je bedrijfsvoering. Denk je hierbij aan kostenplaats, kostensoort, productgroep, regio, filiaal, branche of land. Wat je hiermee in feite doet, is het verrijken van de financiële transacties met de extra dimensies, precies zoals je het hebben wilt. Heel eenvoudig en overzichtelijk.

Subrekeningen

De functionaliteit van subrekeningen gaat aanzienlijk verder dan de gebruikelijke twee dimensies voor kostenplaatsen en kostensoorten. Met subrekeningen bepaal je namelijk zelf hoeveel dimensies je wilt hebben, geheel afgestemd op de invalshoeken die je belangrijk vindt. Zo kun jij bijvoorbeeld precies vastleggen dat er omzet is geboekt op kostenplaats Filialen voor productgroep Batterijen in filiaal Dordrecht Centrum. Of je kunt zien dat je voor kostenplaats Hoofdkantoor loonkosten hebt geboekt voor filiaal Rotterdam Lijnbaan, in regio Zuid-Holland. Een ander voorbeeld: je boekt de magazijnkosten voor locatie Amsterdam voor kostenplaats Magazijn, voor productgroep Automaterialen. En: je krijgt inzicht in de geboekte omzet van productgroep Batterijen in respectievelijk België, Duitsland en Frankrijk, uitgesplitst per regio. Ook andersom: je kunt voor één specifiek filiaal precies zien wat er allemaal geboekt is, en welke rekeningen hiervoor zijn gebruikt.

Een voordeel hierbij is dat je het aantal grootboekrekeningen beperkt kunt houden, en hiermee overzichtelijk. Je hebt dan op hoofdlijnen (lees: grootboekniveau) voldoende aan standaard overzichten zoals een balans en resultatenrekening. Doordat per transactie de dimensies zijn ingevoerd, kan eenvoudig worden ingezoomd op bijvoorbeeld de kostenplaats of de productgroep, het filiaal of de regio. Of combinaties ervan. Andersom is het ook mogelijk: vanuit de dimensies inzoomen op het grootboek, waarmee je de juiste invalshoeken kiest. Zodat je krijgt wat je wilt.

Grootboek

Per boekingsregel vul je naar keuze de waarde in van de subrekening. Op deze manier krijg je alleen een verbijzondering voor de grootboekrekeningen waarvoor je het belangrijk vindt om die extra dimensies vast te leggen. Er kan precies worden aangegeven uit welke subrekeningen een gebruiker kan kiezen (of juist niet kan kiezen), een betrouwbare invoer is hiermee zeker, bij de bron. Die extra dimensies geven je precies de informatie die je nodig hebt voor jouw bedrijfsvoering, met één druk op de knop. Bijvoorbeeld om bij Omzet en Kostprijs verkopen een productgroep vast te leggen, of een regio. Of beide. Per dimensie kan worden bepaald welke waarden gebruikt mogen worden, of wat de standaardwaarde is. Zodat je krijgt wat je nodig hebt.

Segmenten

In Visma.net ERP leg je de dimensies vast in segmenten. Je bepaalt zelf hoeveel segmenten je wilt gebruiken in je administratie, gebaseerd op de invalshoeken die je hebt. Zo is bijvoorbeeld een kostenplaats een segment, en een productgroep is ook een segment. Voor ieder segment bepaal je welke waarden geldig zijn. Bijvoorbeeld als kostenplaats gebruik je de waarde Administratie, Directie en Verkoop. En voor de productgroep de waarde Batterijen, Zaklampen, Boormachines en Handgereedschap. Als land gebruik je België, Frankrijk, Duitsland en Denemarken. Enzovoorts. Bij de invoer van transacties wordt de gebruiker gestuurd bij het kiezen van de juiste waarde, per segment, direct bij de bron. Dit zorgt voor een optimale verrijking van het grootboek, met de juiste dimensies.

Financiële rapportages en dashboards

Bij de financiële rapportages en dashboards kun je heel eenvoudig inzoomen naar het gewenste detailniveau, door de gewenste dimensies (segmenten) aan te geven. Je kijkt voor het grote plaatje naar het hoofdniveau (grootboek, met alle dimensies bij elkaar opgeteld). Naar keuze zoom je in naar dimensies, waarmee je in de juiste invalshoeken krijgt, bijvoorbeeld de omzet per regio of filiaal. Dit kan ook andersom, door vanuit een regio of filiaal te bekijken wat er allemaal is geboekt. Per gebruiker kunnen deze invalshoeken worden vastgelegd, zodat een specifieke gebruiker alleen specifieke informatie krijgt. Zodat je krijgt wat je wilt kunnen zien.

Samengevat
Met Visma.net ERP Subrekeningen kun je werken met meerdere dimensies, als verbijzondering van het grootboek. Je krijgt hiermee zinvolle informatie vanuit de juiste invalshoeken, door jezelf te bepalen. Bij een transactie geef je naar keuze de juiste dimensie(s) mee, en hiermee de juiste subrekening, direct bij de bron. Alle relevante gegevens worden vervolgens automatisch vastgelegd, waarna je altijd en op ieder gewenst moment de details kunt zien: per dimensie, maar ook opgeteld voor alle dimensies bij elkaar (of een combinatie daarvan).
Dit geeft je alle relevante stuurinformatie. Zodat je krijgt wat je wilt, en nodig heeft: door de optimale verrijking van het grootboek. Zo eenvoudig is het dus!

Volgende blog
In een volgend blog gaan we in op de Visma.net ERP mogelijkheden voor Landed Cost. Inzicht in marges is een belangrijke basis voor het beste resultaat. En dat inzicht is alleen mogelijk als je tot in detail kunt registreren waar de kosten precies zitten. Visma.net ERP heeft een uitgekiende registratie voor Landed Cost.