1. Voorbereiding

Het implementeren van een ERP systeem is een grote verandering. Een goede voorbereiding is van groot belang. Belangrijk is om van tevoren de huidige processen te schetsen. Hoe werken de verschillende teams binnen je bedrijf? Hoe verloopt de financiële administratie? Hoe is het voorraadbeheer geregeld?

Start met het categoriseren van je prioriteiten. Welke absolute ‘must haves’ moeten in de nieuwe ERP software zitten en wat zijn de ‘nice to haves’. Zijn de eisen en processen specifiek gericht op je eigen sector en/of bedrijf? Kan dit in een standaard pakket of moet dit gerealiseerd worden met op maat gemaakte software?

2. Projectteam samenstellen

Leg de verantwoordelijkheid voor het implementatieproces niet neer bij één persoon, maar wijs hiervoor meerdere personen aan vanuit verschillende afdelingen met andere perspectieven en eisen. Kies hierbij ook niet alleen medewerkers met kennis van de processen, maar ook medewerkers met een frisse blik en eindgebruikers, zo zullen zij sneller vraagtekens zetten bij de huidige processen en treedt er direct procesoptimalisatie op in het denkproces!

3. Betrek eindgebruikers

Overstappen op een ERP-systeem is een grote verandering, met name voor de eindgebruikers. Zeker als de huidige bedrijfsprocessen, die zij intensief gebruiken, nog niet geautomatiseerd zijn. De ervaring leert dat niet alle medewerkers direct openstaan voor verdere digitalisering van de processen, zonder dat zij de voordelen van de nieuwe software volledig begrijpen.

Neem ook hen daarom mee in dit implementatieproces, want uiteindelijk zullen zij de meeste uren met de software aan de slag gaan en hiermee moeten leren werken. Zorg voor voldoende ondersteuning tijdens en vooral na de implementatie, zodat de eindgebruikers de steun en kennis krijgen die zij nodig hebben.

Communication is key! Tijdens het proces is communicatie een belangrijke factor. Stel de medewerkers op tijd op de hoogte van de veranderingen, geef hen hierin ook de kans om hun mening te delen en laat ze meedenken in het bepalen van de software behoeften. Geef tussendoor updates over de huidige status van het proces en hoe het verder gaat verlopen.

4. Testen

Verdeel het implementatietraject in meerdere stappen. Niet alles zal in één keer goed gaan en door middel van kleinere veranderingen is het voor het personeel ook makkelijker te verwerken. Dit geeft ook de kans om tussendoor de software te testen en snel fouten te ontdekken.

Zorg hierbij dat als eerste de absolute ‘must haves’ van de software zijn ingericht en kijk hierna pas naar het inrichten van de ‘nice to haves’. Wanneer er aanpassingen of nieuwe must haves ontstaan in deze eerste fase kan hier snel en adequaat op gehandeld worden.

5. ERP implementatiepartner

Het kiezen van een betrokken ERP partner is een cruciaal onderdeel. Er zijn verschillende soorten software oplossingen met eigen implementatiepartners. Elke partner heeft zijn eigen specialisatie, expertise in bedrijfsprocessen en niet onbelangrijk, het gevoel bij de partner moet ook goed zijn.

In deze zoektocht is Google vaak een belangrijke bron van informatie, maar zoek ook contact met bekende bedrijfsleiders en concullega’s, bij voorkeur binnen je eigen branche. Zij kunnen ervaringen met implementeren en het samenwerken met partners delen.

Ga met meerdere implementatiepartners in gesprek, vraag een demo aan en een budget op. Op basis hiervan kun je de keuze maken die het beste bij jouw bedrijf past!

Benieuwd naar wat een ERP-systeem voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.