Tegenwoordig heeft vrijwel iedere onderneming een ERP (Enterprise Resource Planning) systeem als onderdeel van een moderne bedrijfsvoering. Een ERP bundelt verschillende bedrijfsprocessen en zorgt (als het goed is!) voor een gestroomlijnde werking. Het succes van een ERP oplossing hangt zeker niet alleen van de technologie af, maar misschien nog wel meer van de mensen die ermee werken. In de afgelopen jaren hebben wij zowel selecties als implementaties mogen uitvoeren voor onze relaties. Wat blijkt vanuit onze ervaring cruciaal? De menselijke factor! In deze blog deel ik een aantal tips die kunnen helpen bij een ERP selectie én implementatie.

Zelf hanteer ik vaak 3 fasen om inzichtelijk te maken wat belangrijk is om rekening mee te houden: Verleden – Heden – Toekomst.

Verleden: Waar komt de organisatie vandaan? Welke bijzondere ontwikkelingen of situaties hebben zich voorgedaan? Wat heeft dat, in positieve / negatieve zin, gebracht? Heden: Waar staat de organisatie nu? Is er sprake van een stijgende of dalende trend? Hoe is de sfeer / cultuur? Hoe efficiënt en effectief is de onderneming? Toekomst: Waar wil je staan over 1 – 3 – 5 jaar? Welke ontwikkeling is daarvoor nodig? Is het doel, of de ambitie, concreet genoeg Welke rol kan bedrijfsautomatisering hierbij spelen? Dit drieluik is een mooie basis als vertrekpunt.

Analyseer de huidige situatie
Maak een grondige analyse van de huidige processen en systemen. Dit helpt niet alleen bij het identificeren van pijnpunten, maar ook om de behoeften en wensen van de gebruikers beter te begrijpen.

Stel doelen
Zodra je de huidige situatie helder hebt, is het belangrijk om concrete en meetbare doelen te bepalen voor wat je met de nieuwe ERP oplossing wilt bereiken. Dit moet niet alleen operationeel maar ook strategisch van aard zijn. Denk bijvoorbeeld aan verbeterde efficiëntie, kostenbesparingen of betere rapportagemogelijkheden. Communiceer deze doelen ook aan de medewerkers.

Betrek de medewerkers
Eén van de belangrijkste stappen in het implementatieproces is het betrekken van sleutelfiguren en gebruikers vanaf het begin van het project. Dit zorgt voor een gevoel van eigenaarschap en verhoogt de acceptatie van het nieuwe systeem. Het gaat hierbij dan ook om het leveren van input en feedback gedurende het gehele proces van selectie tot en met implementatie.

Verandering is moeilijk
Een nieuwe ERP oplossing brengt vaak aanzienlijke veranderingen met zich mee, en dat kan wel eens moeilijk of confronterend zijn. Hoe enthousiast een ieder ook kan zijn, vaak is zeker het begin een periode met hobbels en bezwaren. (‘vroeger was alles beter’) Een uitgebreide training en voortdurende ondersteuning kan daarbij helpen. Niet alleen vanuit de adviseur, maar ook vanuit de interne projectgroep.

Blijf communiceren
Een effectief communicatieplan is essentieel om alle stakeholders op de hoogte te houden van de voortgang en veranderingen tijdens het implementatieproces. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit. Daarnaast zorgt het ervoor dat je sneller eventuele blokkades kunt herkennen en op kunt pakken.

Testen en feedback
Voordat je definitief overgaat naar de nieuwe oplossing is het belangrijk om 1 of meerdere tests uit te voeren met een diverse groep van gebruikers. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een business case of een aantal standaard activiteiten en haal die door het nieuwe systeem heen. Dit helpt om eventuele problemen op te sporen en aan te pakken voordat het live gaat. Belangrijk: test de hele keten en niet alleen een deelproces.

Het verzamelen van feedback tijdens en na de implementatie is essentieel om te begrijpen wat goed werkt en waar nog verbetering nodig is. Gebruik deze feedback om continue verbeteringen door te voeren.

Conclusie
Het implementeren van een nieuwe ERP-oplossing is een complex proces dat niet alleen afhankelijk is van de technologie, maar ook van de mensen die ermee werken.  Door medewerkers te betrekken, uitgebreide training te bieden, en effectief verandering management toe te passen, kun je de kans op een succesvolle implementatie aanzienlijk vergroten. Begin vandaag nog met het plannen van een ERP-implementatie die zowel technisch als menselijk succesvol is.

Wij wensen een ieder veel succes! Deel vooral je tips & tricks, of stuur ons een bericht als wij iets kunnen betekenen.