Visma .net is constant in ontwikkeling. We proberen de software te optimaliseren en zo gebruiksvriendelijk mogelijk in te richten. We helpen jullie graag bij het optimaal benutten van de software mogelijkheden! Onze consultants zijn daarom het initiatief gestart om periodiek de koppen bij elkaar te steken om jullie te voorzien van software ontwikkelingen en handige tips & tricks binnen Visma .net.

Hierbij dan ook de eerste editie van ‘Tips van onze consultants’. We zijn er van overtuigd dat jij wat aan deze tips hebt!

1.  Module Crediteuren / Venster Betalingen verwerken

Altijd betalen op huidige datum
Recent is de nieuwe betaalservice in Visma .net geïmplementeerd. Met deze nieuwe betaalservice worden vervallen, goedgekeurde facturen standaard op de huidige datum (datum vandaag) betaald.

In het venster Voorkeuren crediteuren is een nieuwe instelling beschikbaar: Altijd huidige datum als betaaldatum hanteren. Door het selecteren van deze optie worden alle facturen (met een betaaldatum in de toekomst) in het venster Betalingen verwerken automatisch verwerkt met een betaaldatum op vandaag.

Let op: bij het gebruik van deze nieuwe instelling is het daarom niet meer mogelijk om betalingen te agenderen (het uitvoeren op een toekomstige datum).

Voordelen van deze nieuwe optie:

• Beperken van extra banktransactiekosten omdat er geen afzonderlijke betaalbatches worden aangeleverd (iedere betaaldatum krijgt namelijk een eigen betaalbatch).
• Het bedrag op de rekening Betaling Onderweg komt overeen met het bedrag van de afschrijving (lees: de betaalbatch).

In geval het wel wenselijk is een afwijkende betaaldatum te selecteren, dan dient de instelling Altijd huidige datum als betaaldatum hanteren te worden uitgezet. Dan is het namelijk mogelijk om in venster Betalingen verwerken de Betaaldatum te wijzigen:

2.  Nieuw in de betaalservice: notificaties

Wilt u direct op de hoogte gesteld worden wanneer er afwijkingen zijn gevonden in het venster Betalingen verwerken? Het is nu mogelijk om notificaties te activeren voor de betaalservice. Dit gaat heel eenvoudig via de knop Meer acties gevolgd door Meldingsinstellingen. Hier kunnen twee soorten notificaties geactiveerd worden:

1.    Status betalingsopdracht: een notificatie bij een niet-gelukte betalingsopdracht, of voor zowel gelukte als niet-gelukte betalingsdrachten. Deze melding wordt direct verstuurd.
2.    Afwijkingen: een notificatie bij afwijkingen (zoals een ongeldig IBAN). Deze notificatie kan ingepland worden om dagelijks of wekelijks te ontvangen.

De ingestelde notificaties kunnen zowel per e-mail als via de notificatieservice (het belletje rechtsboven) ontvangen worden.

3.  Module Bank/Kas / Venster Afschriftregel verwerken

Onverwerkt saldo toestaan in afschriftregels
Bij de verwerking van afschriftregels kan het gebeuren dat een bedrag niet gekoppeld kan worden aan een factuur. In dat geval werd altijd automatisch een vooruitbetaling geboekt, op de betreffende crediteur. In de praktijk is dat echter niet altijd gewenst. In het venster Voorkeuren Bank/Kas zijn nu twee nieuwe voorkeurinstellingen aanwezig:
–    Geen vooruitbetalingen aan crediteuren aanmaken
–    Geen betaling aanmaken als bedrag niet volledig is toegepast

Hierdoor is het niet meer mogelijk om een afschriftregel te verwerken wanneer niet het volledige bedrag is afgeletterd met één of meerdere facturen.

Indien het alsnog wenselijk is om de afschriftregel te verwerken naar een open betaling is, naast de mogelijkheid om te splitsen, een nieuwe optie toegevoegd: Onverwerkt saldo toestaan. Door het markeren van deze optie in de afschriftregel wordt de regel als Gereed gemarkeerd en kan deze verwerkt worden naar een openstaande betaling in het onderdeel Debiteuren of Crediteuren

4.  Module Transitoria / Venster Transitoriaschema

Omschrijving transactie in een transitoriaschema is aanpasbaar gemaakt
Het is mogelijk om achteraf de omschrijving van de transactie aan te passen in een transitoriaschema. Hierdoor kan bijvoorbeeld alsnog een omschrijving worden meegegeven aan de transitorische boeking, wanneer de corresponderende inkoopfactuur geen omschrijving had. Of in de situatie waarin u achteraf een transitoriaschema aanmaakt op basis van een inkoopfactuur, waarbij u een gewijzigde omschrijving wilt meegeven.

Tip voor de gebruikers

Gebruik van notificaties
Binnen Visma .net is het mogelijk op bepaalde vensters notificaties in te stellen. Met een notificatie krijgt u automatisch een melding over een bepaalde processtap waar iets bijzonders mee is en om aandacht vraagt. Zo kunt u bijvoorbeeld een notificatie ontvangen wanneer een vooruitbetaling op een verkooporder verwerkt wordt via de bank.

Onze consultants informeren u graag over de mogelijkheden van het gebruik van notificaties in de diverse processen.