Visma .net is constant in ontwikkeling. We blijven de software optimaliseren en zorgen dat jij zo gebruiksvriendelijk als mogelijk aan de slag kunt. We helpen jullie graag bij het optimaal benutten van de software mogelijkheden! Onze consultants steken daarom periodiek de koppen bij elkaar de software te evalueren en jullie te voorzien van ontwikkelingen en handige tips & tricks binnen Visma .net.

Dit keer willen onze consultants de aandacht vestigen op drie nieuwe werkwijzen binnen Visma .net, zodat jij efficiënter gebruik kan maken van onderstaande processen:

1. 4-ogen principe voor bankrekeningen crediteuren
2. Venster Betalingsopdrachten vervangen
3. Rekeningen Debiteuren en Crediteuren geblokkeerd voor andere modules

1) 4-ogen principe voor bankrekening crediteuren

Met de recente update naar versie 9.78 introduceren we een belangrijke nieuwe functie: de mogelijkheid om een 4-ogen controle toe te passen op bankrekeningen van crediteuren. Dit betekent dat voortaan altijd een tweede persoon de IBAN van een crediteur moet goedkeuren voordat betalingen kunnen worden uitgevoerd.

Hoe activeer je het 4-ogen principe?
• Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen
• Kies de knop Aanpassen
• Markeer de optie Vierogenprincipe bankgegevens
• Kies de knop Inschakelen

Hoe werkt het het 4-ogen principe?
Bij het vastleggen van een bankrekening (zowel voor bestaande als nieuwe crediteuren), wordt de bankrekening pas vrijgegeven voor betalingen wanneer een tweede persoon goedkeuring heeft gegeven. Deze controle wordt uitgevoerd aan de hand van de Audit trail, waarbij wordt gecontroleerd welke gebruiker de bankrekening heeft geregistreerd. De goedkeuring kan alleen worden gedaan door een andere gebruiker.
In het venster Betalingen verwerken wordt een melding weergegeven op alle facturen van crediteuren waarvan de bankrekening nog niet is goedgekeurd. Deze facturen zijn hierdoor uitgesloten van betaling.

Hoe keur je bankrekeningen goed?
• Open het venster Bankrekeningen goedkeuren (crediteuren)
• Hier worden alle crediteuren weergegeven met een nieuwe of gewijzigde bankrekening
TIP: Klik op het crediteurnummer om de stamgegevens van de crediteur te bekijken. Daarna kun je via de knop Opties/Audithistorie de wijzigingshistorie inzien.
• Markeer de crediteuren die goedgekeurd moeten worden
• Kies de knop Goedkeuren om de geselecteerde crediteuren goed te keuren (of kies Alle goedkeuren om de volledige lijst goed te keuren)

Let op: In dit venster worden alle bankrekeningen weergegeven die goedgekeurd moeten worden. Als je niet gemachtigd bent om een bankrekening goed te keuren omdat jij verantwoordelijk was voor de wijziging, verschijnt er een waarschuwing en kun je de regel niet markeren.

2) Venster Betalingsopdrachten vervangen

Het venster Betalingsopdrachten wordt niet meer gebruikt bij het uitvoeren van betalingen via de betaalservice (venster Betalingen verwerken). Alle betalingsopdrachten vanaf het boekjaar 2023 zijn daarom ook niet meer zichtbaar in dit venster. In plaats daarvan zijn alle betalingsopdrachten nu te vinden in het venster Betalingen verwerken onder de tab Betalingsstatus.

3) Rekeningen Debiteuren en Crediteuren geblokkeerd voor andere modules

Vanaf heden is het niet meer mogelijk om via journaaltransacties rechtstreeks op grootboek Debiteuren en Crediteuren te boeken. Deze rekeningen zijn standaard toegewezen aan de betreffende modules. (venster Rekeningschema, kolom Modulebeheer). Mutaties op de genoemde grootboekrekeningen zijn alleen mogelijk via de toegewezen modules.

Tip voor de gebruikers

Gebruik van notificaties
Binnen Visma .net is het mogelijk op bepaalde vensters notificaties in te stellen. Met een notificatie krijgt u automatisch een melding over een bepaalde processtap waar iets bijzonders mee is en om aandacht vraagt. Zo kunt u bijvoorbeeld een notificatie ontvangen wanneer een vooruitbetaling op een verkooporder verwerkt wordt via de bank.

Onze consultants informeren u graag over de mogelijkheden van het gebruik van notificaties in de diverse processen.