In een vorige blog hebben we verteld over de voordelen van ERP in de cloud.

In deze blog gaan we in op het gebruik van Vestigingen, in Visma.net ERP. Hiermee kan jij op eenvoudige wijze meerdere entiteiten vastleggen, in één administratie.

Bij entiteiten kan je denken aan een holding met meerdere werkmaatschappijen, die gezamenlijk een fiscale eenheid vormen. Of je hebt een hoofdkantoor met meerdere vestigingsplaatsen, waarbij uit elkaars voorraad kan worden verkocht. Een ander voorbeeld is dat je bedrijf meerdere merken voert, waarbij ieder merk in een eigen entiteit wordt vastgelegd en onderhouden, maar waarbij die merken samen weer één geheel vormen.

De uitdagingen hierbij zijn om alle onderlinge transacties nauwgezet vast te leggen via rekeningcourant-verhoudingen, intercompany-voorraadstromen te registreren, rapportages samen te stellen (voor iedere entiteit afzonderlijk, maar ook geconsolideerd), stamgegevens up-to-date te houden in meerdere entiteiten, BTW-aangiften te doen, enzovoorts. De ervaring leert dat dit in veel gevallen een flinke klus is, zeeën van tijd kost, foutgevoelig is en steeds opnieuw stress oplevert.

Dat kan ook anders!
Met Visma.net ERP Vestigingen (Branches) kunnen meerdere entiteiten en vestigingen worden geregistreerd, in één administratie. De kracht van de oplossing zit ‘m in de eenvoud: bij het invoeren van een transactie geef jij de vestiging mee (lees: entiteit), waarop die transactie betrekking heeft. Dat is eigenlijk alles, de (onderlinge) verwerkingen gaan automatisch.

1. Stamgegevens en lay-outs

De entiteiten maken namelijk gebruik van één grootboekrekeningschema, dezelfde set van debiteuren en crediteuren, BTW codes en betalingscondities. En bij gebruik van de logistieke functies is er ook dezelfde set van artikelen en voorraadinformatie. Als je een nieuwe vestiging opent, dan haakt deze vestiging als het ware vanzelf aan bij de reeds bestaande vestigingen. Een nieuwe leverancier hoef je maar eenmaal aan te leggen, en een adreswijziging van een klant gebeurt ook op één centrale plek. Doordat je in lay-outs gebruik kunt maken van speciale entiteitskenmerken (logo’s, adresgegevens e.d.), heb je slechts een beperkt aantal lay-outs nodig. Dat is lekker overzichtelijk en scheelt veel tijd.

2. Rekeningcourant

Als je op het hoofdkantoor een factuur ontvangt voor verzekeringskosten, dan kun je deze factuur eenvoudig doorbelasten aan de betreffende vestiging(en), via een automatische rekeningcourant boeking. Bij het invoeren van de factuur geef je aan voor welke vestiging(en) de factuur is, en welk bedrag daarbij hoort. De boeking gaat geheel automatisch.
Op dezelfde manier kun je bijvoorbeeld een verkooporder invoeren, waarbij een product wordt verkocht, uit een andere vestiging. Alle intercompany-boekingen en afhandelingen worden automatisch uitgevoerd.

3. Consolidatie, rapportages, dashboards en BTW-aangiften

Doordat de entiteiten in één administratie zijn opgenomen is het maken van rapportages en dashboards eenvoudig, omdat je bij het rapport zelf kiest voor het gewenste (consolidatie)niveau. De balans en resultatenrekening, maar ook bijvoorbeeld openstaande lijsten zijn geconsolideerd beschikbaar, maar tevens per vestiging. En wil je zien in welke vestiging(en) een klant heeft gekocht, dan heb je dat meteen inzichtelijk. Of hoe vestigingen zich tot elkaar verhouden. Daarnaast is het samenstellen en elektronisch uitvoeren van de BTW-aangiften e.d. heel eenvoudig: alle relevante gegevens zijn beschikbaar, in één administratie.

4. Eenvoud en overzicht

Doordat alle entiteiten in één administratie beschikbaar zijn, en er sprake is veel centrale stamgegevens, is het aanleggen van een nieuwe entiteit -ook weer- eenvoudig en snel, en bovenal eenduidig en eenmalig. Dit bespaart je veel tijd en moeite.

Samengevat
Met Visma.net ERP Vestigingen kun je dus in één administratie werken met meerdere entiteiten. Bij een transactie geef je naar keuze de andere entiteit mee, bij de bron. Alle relevante verwerkingen worden vervolgens automatisch uitgevoerd, waarna u altijd en op ieder gewenst moment alle details kunt zien, per entiteit, maar ook geconsolideerd voor alle entiteiten bij elkaar. Zo eenvoudig is het dus!

Volgende blog
In een volgend blog gaan we in op de Visma.net ERP mogelijkheden voor Subrekeningen, waarmee je eenvoudig en gedetailleerd transacties kunt vastleggen, vanuit meerdere invalshoeken.