Verhoog je klanttevredenheid!

Vandaag de dag worden er steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit en efficiency van projectorganisaties. Consolit Service & Projecten biedt de oplossing. Er moet bijvoorbeeld snel en scherp worden gecalculeerd om projecten binnen te halen. Opdrachtgevers worden niet alleen kritischer over het kostenaspect, maar ook over zaken als kwaliteit en het behalen van de afgesproken oplevertermijn. Het is uiteraard van belang dat de begrote winst op het project uiteindelijk ook wordt gerealiseerd. Kortom: een continu spanningsveld, waarbinnen alleen de meest efficiënte organisaties succesvol kunnen zijn. Om projectorganisaties te ondersteunen bij hun volledige projectmanagement heeft Consolit het softwarepakket Consolit Service & Projecten ontwikkeld.

Optimale bewaking van projecten en budgetten

Verhoogt de kwaliteit en efficiency van projectorganisaties

Competitieve offertes door nauwkeurige calculaties

Bekijk hier alle Service functionaliteiten

De servicemodule van Consolit zorgt voor een hogere mate van klanttevredenheid!

Vandaag de dag worden er steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit en efficiency van projectorganisaties. Consolit Service & Projecten biedt de oplossing. Er moet bijvoorbeeld snel en scherp worden gecalculeerd om projecten binnen te halen. Opdrachtgevers worden niet alleen kritischer over het kostenaspect, maar ook over zaken als kwaliteit en het behalen van de afgesproken oplevertermijn. Het is uiteraard van belang dat de begrote winst op het project uiteindelijk ook wordt gerealiseerd. Kortom: een continu spanningsveld, waarbinnen alleen de meest efficiënte organisaties succesvol kunnen zijn. Om projectorganisaties te ondersteunen bij hun volledige projectmanagement heeft Consolit het softwarepakket Consolit Service & Projecten ontwikkeld.

CRM

Relatiebeheer

Relatiebeheer bestaat in Consolit Service & Projecten uit het vastleggen en beheren van relaties, debiteuren, crediteuren, contactpersonen en werknemers. Het is mogelijk eenvoudig een selectie van relaties te maken die vervolgens kunnen worden doorgezet naar bijvoorbeeld Microsoft Word voor het maken van een mailing. Consolit Service & Projecten houdt voor u bij welk document naar wie is verstuurd en kan daarmee automatisch vervolgacties aanmaken, toewijzen en als afgehandeld markeren.

CRM

Consolit heeft een CRM-module ontwikkeld voor Consolit Service & Projecten, dé softwareoplossing voor serviceorganisaties. De module is ontwikkeld naar aanleiding van een toenemende vraag onder klanten naar een uitbreiding van Relatiebeheer waarbij de relatie centraal staat, maar waarbij ook sprake is van integratie met uw installaties en contracten. De belangrijkste informatie van een relatie wordt samengevat op één scherm. Zo ziet u direct de contactpersonen, werkbonnen, verkoopkansen, offertes en acties bij desbetreffende relatie. Daarnaast ziet u welke projecten, objecten en contracten aan deze relatie gekoppeld zijn. Met één druk op de knop vraagt u detailinformatie op.

Het belang van professioneel relatiebeheer

Als project- of serviceorganisatie streeft u ernaar om goede service te verlenen. U wilt relaties opbouwen en onderhouden, de klanttevredenheid verhogen en de verkoop stimuleren. Wat u daarvoor nodig heeft, is helder inzicht in zowel uw klanten als uw prospects. De CRM-module voor Consolit Service & Projecten biedt project- en serviceorganisaties diverse voordelen:

  • Door een centrale vastlegging van informatie werken uw verkoopmedewerkers efficiënter samen
  • De CRM module biedt u inzicht in en grip op uw verkoopkansen en pipeline
  • Professioneel relatiebeheer leidt tot meer verkopen

U realiseert een betere klantenservice, met als resultaat meer tevreden klanten.

Service & Contracten

Objecten & Installaties

Binnen deze module registreert u uw objecten/installaties waarop u (regelmatig) onderhoud pleegt of waaraan u storingen verhelpt.

Consolit Service & Projecten laat u razendsnel zoeken naar het juiste object/installatie voor de registratie van een storing, dit vanuit meerdere invalshoeken. Op basis van geplande onderhouds- of inspectiebeurten en ingebrachte storingsmeldingen worden er service- en/of werkopdrachten voor de monteurs gegenereerd. Deze kunt u plannen in de agenda van de monteur. De manplanning kan gekoppeld worden aan de Digitale Werkbon.

Met de servicemodule krijgt u een duidelijk inzicht in alle lopende service- en/of werkopdrachten. Dit kan onder andere worden gesorteerd op het type van de (service-/werk)opdracht, datum, postcode, prioriteit of monteur.

De module houdt een uitgebreide servicehistorie per object/installatie bij, die direct opvraagbaar is. Daarnaast heeft u de mogelijkheid kenmerken en onderdelen te registreren per object/installatie. Door de uitgebreide servicehistorie, onderdelen- en kenmerken registratie signaleert u snel welke installaties extra aandacht nodig hebben.

Bij het object kunt u de volgende informatie vastleggen:

Objectonderdelen

Hierin legt u specifieke kenmerken en onderdelen van een object vast, zo bent u altijd op de hoogte van de specifieke onderdelen welke in het object aanwezig zijn. De kenmerken zijn zelf te bepalen, denk hierbij aan een serienummer, garantietermijn, datum in gebruik etc.

Objectoffertes

Gekoppeld aan het object dat u onderhoud maakt u een offerte voor bijvoorbeeld een revisie of uitbreiding. Deze offerte kunt u onderverdelen in paragrafen, bijvoorbeeld om verschillende opties aan te bieden of onderscheid aan te brengen in verschillende type werkzaamheden. Door het gebruik van meerdere sjabloonoffertes, samenstellingen en vrij in te geven teksten kunt u snel een klant specifieke offerte opmaken in uw eigen huisstijl en deze (digitaal) versturen. De gegevens uit de offerte worden bij opdracht overgenomen naar de (werk)opdracht en er worden direct bestellingen aangemaakt voor de materialen die in de offerte zijn opgenomen.

Preventief onderhoud & serviceschema

De periodieke onderhoudsintervallen legt u vast in het serviceschema waardoor u geen service of onderhoudsbeurt meer mist. De (werk)opdrachten voor de service- of onderhoudsbeurten worden automatisch gegenereerd.

Storingen

Met één druk op de knop legt u een storing vast, gekoppeld aan het juiste object/installatie. Bij het aanmaken van een storing heeft u ook inzicht in de historie van de storingen en service- en onderhoudsbeurten. Omdat de storingen bij het plannen eenvoudig zijn te filteren bent u altijd in staat om in combinatie met prioriteiten de meest urgente bonnen als eerste in te plannen.

Object-/ installatiehistorie

Gedurende de tijd bouwt u een historie op uw objecten/installaties op, deze bestaat uit onderhouds- of inspectiebeurten, aanvullende opdrachten en storingen. Ook is het mogelijk onderdelen te vervangen. Op meerdere plekken binnen de software roept u eenvoudig de historische informatie van één of meerdere objecten op.

Contracten

Contracten zijn eenvoudig vast te leggen, dit is inclusief (met de klant) gemaakte afspraken. Dit geldt ook voor de looptijdopstelling en het bijbehorende factureerschema. Alle relevante gegeven van de desbetreffende installatie(s) worden gekoppeld aan het contract. Hierbij kunt u denken aan werk- en factuuradressen, de installatieonderdelen en het bijbehorende serviceschema.

Facturatie

Er zijn verschillende manieren om een object of contract te factureren.

Contractfacturatie

U kunt een contract koppelen aan één of meerdere objecten/ installaties, evenals bij het serviceschema bepaalt u wanneer de contracten worden gefactureerd. Denk hierbij aan wekelijks, maandelijks, jaarlijks of na bezoek. Afhankelijk van de looptijdopstelling wordt automatisch een factuurvoorstel gegenereerd. Contracttermijnen kunnen zowel handmatig als via een wizard worden opgesteld, waarbij u gemakkelijk contracten kunt indexeren. Ook heeft u de mogelijkheid standaardwaarden vast te leggen, denk hierbij aan welke onderdelen u factureert (U/M/K), opslagen of standaard (factuur)teksten.

Regiefacturen

Uit iedere (werk)opdracht volgt een factuur op basis van de bestede uren, materialen en gemaakte kosten, het is mogelijk deze facturen te verzamelen. Deze vorm wordt voornamelijk gebruikt bij werkzaamheden die op nacalculatie worden uitgevoerd. Per opdracht bepaalt u welke onderdelen (uren, materialen, kosten) gefactureerd worden.

Aangenomen werk

Hiermee factureert u een vast bedrag per (werk)opdracht voor de werkzaamheden, dit voor zowel de uren, materialen als de kosten. Deze vorm wordt veel gebruikt bij het factureren van meerwerk tegen een vaste meerprijs. Per (werk)opdracht heeft u de keuze de uren, materialen als de kosten wel/niet door te belasten.

(Man) Planning

Met deze module werkt u, bij het toewijzen van werk- en/of serviceopdrachten aan monteurs, de digitale monteursagenda’s binnen Consolit Service & Projecten bij, optioneel kunt u deze agenda ook synchroniseren met Outlook/Office 365. Door middel van de grafische weergave van de agenda (deze is vergelijkbaar mede MS Outlook agenda) kunnen de agenda’s van verschillende monteurs naast of onder elkaar worden weergeven. Zo kunt u direct inzicht krijgen in de bezettingen en planningen van monteurs.
Daarnaast kunt u ook de opdrachten verslepen van de ene agenda naar de andere. Binnen de planning krijgt u een duidelijk inzicht in alle lopende (werk)opdrachten. Hierop kunt u filteren en de (werk)opdrachten die extra aandacht nodig hebben uitlichten. Zo ziet de planner in één oogopslag de (werk)opdrachten die de hoogste prioriteit hebben. De openstaande (werk)opdrachten kunt u naar eigen inzicht sorteren op nagenoeg alle belangrijke criteria. De (werk)opdrachten kunnen onder andere worden gesorteerd op het type van de (werk)opdracht, datum, postcode, prioriteit of monteur. Verder kunt u in de manplanning ook indirecte uren, als verlof, tandarts etc., registreren.

Urenadministratie

Met de urenadministratie software van de Consolit Service & Projecten kunt u alle geboekte directe en indirecte uren verzamelen, van zowel uw eigen medewerkers als van eventuele “inleners”. Het is mogelijk uw uren te registeren via de dag- of weekstaat of via het boeken van werk- of servicebonnen. Het is daarnaast ook mogelijk om beide te combineren.

De geboekte directe uren worden automatisch aan het juiste project doorbelast. U kunt aanverwante kosten gelijktijdig boeken met die van de uren via de dag- of weekstaat. Daarnaast bestaan er ook apps voor de buitendienstmedewerkers om uren rechtstreeks op een project en/of (werk)opdracht te boeken. Dit is mogelijk via de Digitale Weekstaat en de Digitale Werkbon.

Universele import- en exportmogelijkheden

De software kent een universele importmogelijkheid voor het inlezen en verwerken van extern geregistreerde uren. Daarnaast biedt Consolit Service & Projecten een exportmogelijkheid van alle geboekte uren en aanverwante kosten (per periode, voor import in een salarisprogramma).

Urenadministratie met uitgebreide rapportagemogelijkheden

Tot slot kent Consolit Service & Projecten uitgebreide rapportagemogelijkheden. Hierbij kunt u denken aan uren per man, afdeling, project, werkopdracht etc. Dit kan door de gebruiker ingesteld worden via de rapportage lay-outs. Het is mogelijk deze informatie te exporteren naar MS Excel of MS Power BI voor het maken van grafische weergaven.

Logistiek & Inkoop

Artikelbeheer

Het is voor service-georiënteerde bedrijven belangrijk om de meest actuele artikelinformatie ter beschikking te hebben. Voor de installatiebranche worden deze aangeleverd door 2BA, partner van Consolit. Binnen de module Artikelbeheer in de Consolit Service & Projecten zijn er verschillende mogelijkheden:

  • Materiaalvoorraden kunnen binnen Consolit Service & Projecten over meerdere magazijnen worden bijgehouden. Hierdoor is het mogelijk om met autovoorraden te werken;
  • Artikelen die op voorraad zijn, kunnen worden gereserveerd voor een project of (werk)opdracht;
  • Van leveranciers ontvangen materialen kunnen zowel aan de hand van de pakbon als de inkoopfactuur voor ontvangst worden geregistreerd. Het object/installatie wordt belast en de crediteurenadministratie wordt direct bijgewerkt.

Voorraadadministratie

Middels deze module kunt u uw voorraadadministratie beheren. Het is mogelijk binnen de voorraadadministratie te werken met meerdere magazijnen. Dit houdt in dat er ook een voorraad per (service) bus kan worden geregistreerd. De module voorraadadministratie voorziet u in de volgende mogelijkheden:

  • U kunt voor objecten/installaties voorraadreserveringen vastleggen.
  • Op basis van de vooraf ingevoerde minimale en maximale voorraad per artikel wordt in Consolit Service & Projecten met één druk op de knop een besteladvieslijst per magazijn gegenereerd;
  • Autovoorraden worden op basis van geadviseerde bestelaantallen vanuit het centrale magazijn tot het gewenste niveau aangevuld;
  • Inkooporders kunnen op basis van geadviseerde bestelaantallen automatisch voor de betreffende leverancier(s) worden aangemaakt;

Voor de servicemanager is informatie zichtbaar die betrekking heeft tot voorraadreserveringen.

Inkoopadministratie

Door gebruik te maken van deze module kunt u uw volledige inkoopadministratie beheren, van prijsaanvraag tot inkoopfactuur. Het biedt u de mogelijkheid om bestellingen bij leveranciers in te voeren of automatisch te laten genereren (bijvoorbeeld aan de hand van de voorcalculatie of objectofferte). Hierbij wordt rekening gehouden met de gerelateerde prijsafspraken. Uw bestelling kunt u op meerdere manieren digitaal versturen, één van deze mogelijkheden is rechtstreeks bestellen via ICM bij de groothandel.
Bestellingen kunnen worden vervaardigd ten behoeve van:

  • Werkopdrachten, waaronder service- en onderhoudsopdrachten;
  • Voorraad;
  • Projecten of deelprojecten (zowel aangenomen werk als regie);
  • Eigen gebruik.

Directe leveringen op de locatie zijn voor de servicemanager in zichtbaar. Met betrekking tot de aangegane financiële verplichtingen, wordt continu inzicht verschaft, zowel per project, object, installatie als over alle projecten, objecten en installaties heen. Aanvullend kunt u een maximum bestelbedrag vaststellen per gebruiker en bestellingen slechts door daartoe geautoriseerde personen definitief laten maken.

Verkooporders

Binnen de module verkooporders worden voor ‘losse’ materiaalverkopen zowel offertes als handelsorders worden afgehandeld. Offertes kunnen worden gepromoveerd tot verkooporder zodra de klant akkoord heeft gegeven. Het is ook mogelijk verschillende documenten af te drukken (Offertes, Opdrachtbevestiging, Pakbon en factuur). Zodra materiaal geleverd is wordt het automatisch afgeboekt van de voorraad uit het desbetreffende magazijn.

Barcodescanning

De module Barcodescanning biedt projectorganisaties met (kleine) magazijnen de volgende voordelen:

  • Magazijnoverboekingen: voor het overboeken van artikelen van het ene magazijn naar het andere. Bijvoorbeeld van het hoofdmagazijn naar de autovoorraad van de monteur;
  • Afgifte: voor het afwerken van de paklijst naar een werkopdracht; de afgiftes in Consolit Service & Projecten;
  • Voorraadcorrecties: voor het uitvoeren van voorraadcontroles.

Consolit Service & Projecten Barcodescanning is beschikbaar op Android devices.

Handel & Balieverkoop

Balieverkopen

De module verkooporders ondersteunt ook losse (balie)verkoop, dit wanneer u naast de service- en projectmatige werkzaamheden ook een winkel of afhaallocatie heeft voor (losse) materiaalverkoop. U kunt de materialen zowel handmatig als met een barcodescanner invoeren, na het invoeren kunt u de verkoop direct afhandelen. Tijdens de afhandeling van de verkoop wordt zowel de voorraad bijgewerkt als de financiële administratie. Er wordt een factuur aangemaakt welke u kunt afdrukken, deze kan naar de klant worden verstuurd en kan ook direct worden voldaan. Naast de factuur is het ook mogelijk een orderbevestiging, magazijnbon of pakbon aan te maken, dit is afhankelijk van uw wensen en processen. Wanneer de gewenste materialen niet op voorraad zijn kunt u direct een inkooporder aanmaken.

Verkooporders/ handel

Offertes
Naast het maken van (uitgebreide) calculaties en begrotingen heeft u ook wel eens te maken met een offerte, dit voor bijvoorbeeld een uitbreiding of enkele losse materialen en/of uren. Met de module offertes bent u in de gelegenheid op een eenvoudige manier snel een offerte op te stellen, u kiest een gekoppeld offertesjabloon en zodra deze naar wens is kunt u vanuit de software de offerte mailen. De offerte wordt als PDF bestand toegevoegd aan de mail, net als het offertesjabloon kunt u ook een mailsjabloon opstellen. Middels persoonsgebonden acties monitort u wat de status is van de verstuurde offerte. Zodra de offerte akkoord is kan deze worden verwerkt tot (werk)opdracht of pakbon. Wanneer er ook artikelen besteld dienen te worden zal er ook een besteladvies worden aangemaakt welke u zeer gemakkelijk omzet in een bestelling.

Verkooporders
Indien u te maken heeft met orders waar bij enkel materialen verstuurd dienen te worden kunt u deze aanmaken en terugvinden in de module verkooporders. Op een door u gewenst moment kunt u de orders afhandelen, de voorraad wordt bijgewerkt en indien noodzakelijk wordt er een besteladvies afgegeven welke u zeer eenvoudig om zet in een bestelling. Dit is zowel mogelijk per order als een verzameling van meerdere orders. Wanneer de voorraad niet toereikend is wordt er automatisch een backorder aangemaakt. In de module verkooporders kunt u verschillende documenten afdrukken in de verschillende fasen, namelijk:

  • Offertedocument

Het is mogelijk meerdere offertesjablonen te koppelen, zo heeft u altijd de beschikking over het juiste sjabloon.

  • Orderbevestiging

Als uw klant een bevestiging wit ontvangen van de gegeven opdracht verstuurt u op eenvoudige wijze de orderbevestiging naar de klant in uw eigen huisstijl.

  • Magazijnbon

De uitdraai ter ondersteuning van de magazijnmedewerker om de juiste artikelen te verzamelen, hierop staat staan de voorraadlocaties per product aangegeven zodat deze snel kunnen worden verzameld.

  • Pakbon

Bevestiging naar de klant wat er verstuurd is in de zending.

  • Koppeling inkooporders

Wanneer de voorraad niet toereikend is heeft u direct inzicht in de backorders die verstuurt kunnen worden.

  • Verkooporder factuur

De financiële afhandeling van hetgeen u verstuurd heeft, waarbij de financiële administratie bijgewerkt wordt, u kunt de factuur ook digitaal versturen naar de klant.

Mobiele apps

Bekijk onze apps op deze uitgebreide pagina waarop je per app verschillende functionaliteiten kan ontdekken!

Consolit Service & Projecten Apps

Download onze brochure

Consolit Service & Projecten

Brochure Consolit Service & Projecten

Alle Functionaliteiten

Bekijk hier de andere functionaliteiten van Consolit Service & Projecten
https://consolit.nl/homepage/service-projecten/apps/projecten-icoon/

Projecten

Lees meer
https://consolit.nl/homepage/service-projecten/apps/financieel-en-rapportage-icoon/

Financieel & Rapportage

Lees meer
https://consolit.nl/homepage/service-projecten/functionaliteiten/financieel-rapportage/apps-icoon/

Apps

Lees meer
Customer Service