Financiële administratie

In onze Service & Projecten software oplossing kun je eenvoudig je complete financiële administratie verwerken, dit inclusief grootboek, debiteuren, crediteuren, btw-aangifte, telebankieren enzovoort. Deze KPI’s worden aangevuld door allerlei functies, denk hierbij aan het vergelijken van boekjaren en het incasseren van debiteuren. Voor het maximale resultaat is minimale kennis van boekhouding al voldoende.

In samenwerking met onze betrokken en ervaren consultants helpen we je graag met het inrichting van je financiële administratie, als basis van je service- en projectadministratie. De optionele Management Assistent neemt voor jou het werk uit handen door een ingebouwd waarschuwings- en opvolgingsmechanisme. Denk hierbij aan bijvoorbeeld je financiële budgetten, debiteuren en crediteuren.

Service & Contracten

Leg je servicecontracten eenvoudig vast, inclusief gemaakte afspraken. Dit geldt ook voor de looptijdopstelling en factureerschema’s. Alle relevante gegevens van de installaties worden gekoppeld aan het contract. Denk hierbij aan werk- en factuuradressen, installatieonderdelen en serviceschema’s.

Met de servicemodule krijg je een duidelijk inzicht in alle lopende service- en/of werkopdrachten. Dit kan onder andere worden gesorteerd op het type van de (service-/werk)opdracht, datum, postcode, prioriteit of monteur. De module houdt een uitgebreide servicehistorie per object/ installatie bij, die direct opvraagbaar is. Daarnaast heb je de mogelijkheid kenmerken en onderdelen te registreren per object/ installatie. Door de uitgebreide servicehistorie, onderdelen- en kenmerken registratie signaleer je snel welke installaties extra aandacht nodig hebben en verhoog je de betrokkenheid bij de klant.

Objecten & Installaties

Beheer overzichtelijk je objecten en installaties waarop je onderhoud pleegt of waaraan u storingen verhelpt. Zoek razendsnel naar het juiste object/ installatie voor de registratie van een storing, dit vanuit meerdere invalshoeken. Op basis van geplande onderhouds- of inspectiebeurten en ingebrachte storingsmeldingen worden er service- en/of werkopdrachten voor de monteurs gegenereerd. Plan deze direct in de agenda van de monteur. Koppel de manplanning vervolgens aan je digitale werkbon, alles gestroomlijnd.

Met een uitgebreide installatie historie per object/installatie weet je van elke klant de behoeften. Daarnaast kun je kenmerken en onderdelen registreren per object/installatie. Door de uitgebreide projecthistorie, onderdelen- en kenmerken registratie signaleer je direct welke installaties extra aandacht nodig hebben.

Logistiek & Inkoop

Beheer je voorraadadministratie door materiaalvoorraden over meerdere magazijnen bij te houden. Beschik over de meest actuele artikelinformatie, aangeleverd door 2BA. Artikelen die op voorraad zijn, kunnen worden gereserveerd voor een project of (werk)opdracht, per service bus. Bepaal vooraf de minimale en maximale voorraad per artikel en genereer eenvoudig een besteladvieslijst per magazijn, vervolgens weer automatisch aangevuld tot het gewenste niveau door de autovoorraden. Van leveranciers ontvangen materialen kunnen zowel aan de hand van de pakbon als de inkoopfactuur voor ontvangst worden geregistreerd. De crediteurenadministratie werkt direct bij.

Inkooporders worden automatisch aangemaakt op basis van geadviseerde bestelaantallen. Vul daarnaast een maximum bestelbedrag vast per gebruiker en voltooi bestellingen door de geautoriseerde personen. Automatisch gegenereerde bestellingen bij leveranciers met behulp van voorcalculatie of de objectofferte. Wij helpen bij de automatisering van de volledige inkoopadministratie.

Handel & Balieverkoop

Automatiseer je handelsproces en verwerk al je ordes vanuit één systeem. Maak nieuwe verkooporders aan, kies de juiste producten en handel op elk gewenst moment je orders af. De voorraad wordt automatisch bijgewerkt en indien noodzakelijk wordt er een besteladvies afgegeven die eenvoudig wordt omgezet in een bestelling. Dit is zowel mogelijk per order als een verzameling van meerdere orders. Wanneer de voorraad niet toereikend is wordt er automatisch een backorder aangemaakt.

Onze oplossing ondersteunt losse (balie)verkoop, wanneer je naast de service- en projectmatige werkzaamheden ook een winkel of afhaal locatie hebt voor (losse) materiaalverkoop. Voer materialen zowel handmatig als met een barcodescanner in en handel de verkoop direct af, waarna de voorraad en financiële administratie automatisch bijwerkt. Maak naast een digitale factuur ook een orderbevestiging, magazijnbon of pakbon aan. Product niet op voorraad? Maak direct een inkooporder aan.

Projectadministratie & Projectbewaking

Beheer optimaal je regie- en aangenomen werken met onze Service & Projectenoplossing. Je houdt grip op de lopende projecten door het vervaardigen van werkopdrachten, de urenregistratie, verbruikte materialen en creëer inzicht door de vele informatie- en rapportagefuncties, waaronder Onderhanden Werk. Bij lopende projecten kun je tussentijds stand opnames doen en ramingen en eindstrandprognoses maken, zodat je de financiële resultaten kunt onderbouwen.

Vanuit een dashboard (projectleidersscherm) heeft de projectleider de mogelijkheid eenvoudig de projecten te bewaken in uren, euro’s en openstaande acties. Ook is er direct inzicht in de werkopdrachten, bestellingen en facturen. Verder is er de mogelijkheid om met 1 druk op de knop één van de afgesproken termijnfactuur vrij te geven voor facturatie. Kortom, vanuit één scherm heb je inzage in alle actuele informatie van je (deel)project!

Calculatie & Offertes

Met ons calculatieprogramma is het mogelijk om je offertes beter te onderbouwen. Zo maak je een compleet overzicht over hoe de netto kostprijs van een project is opgebouwd. Calculeer artikelen met losse of standaard gekoppelde calculatie tijdnormen, werk met standaard (deel)calculaties en recepturen (samenstelling van artikelen, uren en kosten) om sneller te calculeren. Actualiseer de calculatie met de meest recente artikelprijzen door de 2BA koppeling. Sla staartgegevens op diverse manier op om tot een commerciële eindprijs te komen of naar een budget toe te rekenen.

Met onze projectoffertes module kun je op een eenvoudige manier een offerte aanmaken voor een nieuw project of een onderhanden project. Verwerk verschillende type werkzaamheden gemakkelijk in gelaagde paragrafen. Door het gebruik van meerdere sjabloonoffertes, samenstellingen en vrij in te geven teksten kun je snel een klantspecifieke offerte opmaken in je eigen huisstijl en deze (digitaal) versturen. De gegevens uit de offerte worden overgenomen naar het budget/voorcalculatie en er worden direct bestellingen aangemaakt voor de materialen die in de offerte zijn opgenomen.

Werkvoorbereiding

Automatiseer je werkvoorbereiding met bestellingen en budgettering. Dien op basis van je calculatie en/of verkoopofferte prijsaanvragen bij leveranciers in, genereer bestellingen en koppel materialen aan de diverse fasen in het project. Met dit laatste wordt de materiaalbehoefte in de tijd uitgezet.

Wanneer er een calculatie of projectofferte is gemaakt, wordt het budget (ofwel voorcalculatie) vanuit de calculatie of projectofferte gevuld. Indien deze niet in de software is gemaakt, is het mogelijk deze handmatig in te vullen. Budgetteren doe je op budgetgroep- of detailniveau. Dit vormt de basis om het project te monitoren tijdens de uitvoeringsfase.

CRM & Relatiebeheer

Beheer je relaties, debiteuren, crediteuren, contactpersonen en werknemers vanuit één systeem. Het is mogelijk eenvoudig een selectie van relaties te maken die vervolgens kan worden doorgezet naar bijvoorbeeld Microsoft Word voor het maken van een mailing. Consolit Service & Projecten houdt voor u bij welk document naar wie is verstuurd en kan daarmee automatisch vervolgacties aanmaken, toewijzen en als afgehandeld markeren.

Je relatie staat centraal, alle relevante informatie wordt samengevat op één scherm. Zo zie je direct de bijbehorende contactpersonen, werkbonnen, verkoopkansen, offertes en acties. Daarnaast zie je welke projecten, objecten en contracten aan deze relatie gekoppeld zijn. Je streeft naar het verlenen van goede service. Door de centrale vastlegging van informatie werken verkoopmedewerkers efficiënter samen en wordt tijd bespaard. Je hebt real-time inzicht en grip op je verkoopkansen en pipeline, wat leidt tot een betere klantenservice en meer nieuwe tevreden klanten!

Mobiele Apps

Digitale werkbon

Service- en werkopdrachten worden toegewezen aan een monteur, die via de software overal toegang heeft tot zijn opdrachten via een smartphone, tablet op laptop.

Urenregistratie (Digitale Weekstaat)

Registreer (in)directe uren per werknemer en boek werkopdrachten en/of dag- of weekstaten.

CRM

Weet de contacthistorie met je klant, up-to-date verkoopkansen , wijs taken voor opvolging toe aan jezelf, of aan je collega’s.  Met onze CRM app ben je altijd op de hoogte.

Agenda

Alle afspraken inclusief routebeschrijving direct op je device. Bekijk en bewerk je afspraken, tot 4 weken vooruit! Met onze agenda ben je altijd op de juiste plek op het juiste moment.